Entretien de recadrage : quand les limites sont atteintes

Le rôle du manager est d’encadrer et gérer une équipe. Il établit pour cela un règlement intérieur que tout le monde doit respecter : arriver à l’heure, faire le travail dans les délais impartis, respecter les autres, répondre aux clients, etc.

Tout collaborateur a le droit à l’erreur. Mais si celles-ci se répètent trop souvent, elles peuvent révéler une mauvaise foi de la part d’un collaborateur et nuire au bien-être au travail du reste de l’équipe.

Dans ce cas, le manager devra intervenir lors d’un entretien de recadrage pour éviter de laisser la dérive s’installer.

Préparer son entretien de recadrage

Mener un entretien de recadrage avec un de vos salariés ne s’improvise pas. En effet, réagir à chaud et en colère n’arrangerait en rien la situation. L’entretien de recadrage demande donc d’avoir un recul émotionnel sur les erreurs commises par le salarié.
Cet entretien a pour but de mettre au clair ce qui ne va pas. Vous devez donc préparer à l’avance vos questions et arguments. Quels sont les faits reprochés ? Sont-ils exceptionnels ou répétitifs ? Quelle en est la cause ? Quelles sont vos preuves ?

Vous devez imaginer les différents scénarios possibles et déterminer le type de réaction que vous pourriez avoir, et également comment va réagir votre interlocuteur. Cet entretien permettra également de réfléchir à la manière dont vous pourriez motiver (ou du moins ne pas démotiver) votre collaborateur.

Mener l’entretien de recadrage

Lors de l’entretien de recadrage, focalisez-vous sur les faits. Vous les décrivez tels qu’ils ont été reprochés, sans exagérer la situation. Par exemple, utilisez la formule « j’ai constaté que… ».

Exprimez également votre ressenti, « Je m’inquiète car… ». Vous devez montrer que l’erreur commise a eu des conséquences (plus ou moins graves en fonction du type de faute). Allez droit au but ! Il n’y a rien de pire que de tourner autour du pot. Votre critique doit être constructive.

L’objectif est de chercher à ce que le collaborateur prenne conscience de la gravité de la situation. Mais n’oubliez pas que chacun a le droit à l’erreur, et que l’erreur est humaine.

Lors de cet entretien, vous devez également écouter la version du salarié. Laissez-lui la parole, laissez-le s’exprimer sur les faits qui lui sont reprochés. Il a en effet sa propre interprétation des choses, et doit pouvoir disposer d’une chance d’exposer sa propre version des faits. Dans ce cas, la communication et l’établissement de principes est indispensable. Votre écoute doit être bienveillante, encourageante et empathique. Autrement dit, mettez-vous à sa place sans chercher à démontrer que vous n’auriez pas agi comme lui.

La recherche de solution

Pour conclure l’entretien de recadrage, proposer une solution au problème qui conviendra autant au salarié qu’à vous. La solution mise en place doit être réalisable dans le temps imparti, pour que le collaborateur n’ait pas l’impression que vous faites ça contre son intérêt.

N’oubliez pas de reformuler clairement les objectifs. A la fin de l’entretien, le collaborateur s’engage en connaissance de cause à améliorer son comportement, atteindre un meilleur objectif ou se recentrer sur son travail dans un délai que vous aurez fixé ensemble.

En savoir plus

Un entretien de recadrage bien mené stimule la motivation de votre collaborateur, lui donne des nouveaux repères ou encore relance la communication. Cet entretien doit absolument être constructif et ne doit pas être perçu comme une réprimande. Il est bon de conclure l’entretien sur un ton chaleureux qui confirme la confiance accordée à nouveau à votre collaborateur.
Vous cherchez à préserver le bien-être de vos salariés ? Lisez nos conseils sur la gestion des conflits et sur la gestion du stress au travail.